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国家会议中心成功服务2014APEC领导人会议周
发布时间:2014-11-20

                            

                            
       2014年11月12日,亚太经合组织第二十二次领导人非正式会议落下帷幕,这标志着2014APEC领导人会议周(以下简称APEC会议周)正式结束。在为期7天的会议中,国家会议中心作为主力场馆圆满完成了6天的会议服务工作,为210场规模不等的会议和活动、165场餐饮和约9.1万人次提供了专业、细致、高效的服务,继成功接待北京奥运会以来,再次圆满完成了如此高规格、大规模的重大国际活动,显示了中国会展的强大实力。
        在“七分之六”的接待过程中,国家会议中心凭借5年以来服务的4200余个会展活动的经验,用行动诠释完美会议服务。
      “亚太梦”开始的地方
        2014年11月9日,国家出席习近平出席APEC工商人领导人峰会并发表主旨演讲,首次系统阐述了新常态,并首次提出“亚太梦”,表示“我们有责任为本地区人民创造和实现亚太梦想”。作为国家级会展平台的国家会议中心,走上世界舞台,成为“亚太梦”的发声地。11月10日,习近平主席再次出现在APEC领导人同工商咨询理事会代表对话会上,同工商界代表交流互动。
        成为中国向世界发声平台的同时,APEC会议周期间,国家会议中心更是国际发声的重要平台。11月10日,美国总统奥巴马在APEC工商领导人峰会上发表《促进亚太繁荣:经济发展优先目标》主旨发言,并发布了“中国学生赴美签证有效期将由目前的一年延长到五年,商务和旅游签证将延长到十年”等重要消息;俄罗斯总统普京则发表演讲,阐述了亚太对俄罗斯的重要意义,并在演讲后回答了参会代表的提问。
       根据APEC会议周议程,2014年11月5日—10日,APEC最后一次高官会、第26届部长级会议、工商领导人峰会、亚太经合组织领导人同工商咨询理事会代表对话会相继在国家会议中心举行。在为期6天的会议中,来自21个经济体的领导人或代表,各经济体部长或代表、秘书处执行主任、工商咨询理事会主席、观察员代表、特邀嘉宾,来自21个经济体以外的17个国家和地区的工商界人士相继出席APEC会议周。
        全天候保障新闻中心运行 
                               
       从10月14日APEC国家会议中心新闻中心正式进场搭建到11月12日全部撤出,面积达1.1万平方米的APEC国家会议中心新闻中心启动最早,运行时间最长,国家会议中心为新闻中心的顺利运行了提供了全面保障。
       11月4日,新闻中心正式运行,媒体公共工作区共有524个工位,每个座位前设有电源插口和网线插口,24小时不断电,同时新闻中心备有100台笔记本电脑供使用。新闻中心同时设有45个媒体专用工作间和7个新闻发布厅,可供5.000人同时使用的WIFI和4G网络全面满足了媒体需求。据了解,新闻中心峰值可供4000人同时使用。
        国家会议中心为新闻中心提供了细致、到位的保障。每天为媒体工作人员提供正餐两次,设置茶歇等餐饮服务,并在环境卫生、电源使用以及室温控制等方面提供全天候的保障。
        餐饮是媒体保障的重头戏,国家会议中心根据记者来源地的不同,共设计了16套正餐餐单,并在正餐甜品的选择和茶歇提供方面,结合媒体工作量大、时间紧、效率高的特点,设计的菜品健康且热量相对较高,提供的糕点美味且易于拿取,充分考虑媒体需要。
        此外,国家会议中心的服务更体现于诸多细节。如用巧克力、糖浆、糖和食用金粉做成“照相机”装饰餐区,营造氛围;提供环保餐盘、防烫纸杯等供媒体使用;全天候服务保证良好工作环境等,赢得了与会记者的一致好评。
        细致服务贯穿始终
        从2009年11月开业至今,国家会议中心已正式运营5周年,截至2014年10月31日,共接待会议及活动3918个,展览376个。凭借丰富的经验,国家会议中心总结出一套完整而细致的会议服务流程,为APEC会议周提供优质服务。
        以会前准备为例,服务人员需于一天会议正式开始前4个小时开始准备,准备事项依次为整理内务、整理仪容仪表、熟悉会议内容、检查会议室周围、用早餐、参加班前例会、细化岗位分工、全面检查会场、走上工作岗位、以最佳状态迎接嘉宾。以11月5日最后一次高官会为例,在全面检查会场的环节中,服务人员需要对会场中共计2629件物资进行逐一核查。
        这也是国家会议中心的一贯做法,作为场地提供方,服务人员对场馆最为了解,通过审慎的检查,不仅可以保证现场布置的整齐美观,包括各种设备、设施摆放的横平竖直,台裙无褶皱、台布无折痕等,更能排除会议隐患,如对麦克、同传、电源等进行调试,协助会议组织人员检查桌签等各个细节,确保一切准备到位。
        在会中和会后,国家会议中心的服务团队同样关注每一个细节,高效快捷地提供服务。根据会议需求,快速调整各种台型、调试设备,保证每一场会议成功举行;为给参会代表提供舒适的与会环境,国家会议中心在正式会议期间,每半小时监测一次会场温度,将会场温度保持在23.5度;在整个会议期间,虽然咖啡使用量巨大,但为了保证口感,国家会议中心坚持为参会代表提供现场研磨咖啡,等等。无不显示了国家会议中心应需而变、专业细致的会议服务,也代表了中国会展服务世界的实力。
         提前规划 科学组织高效实施    
         11月9日,APEC工商领导人峰会举行。国家会议中心也迎来了APEC会议周期间接待任务最艰巨一天。这一天是国家会议中心开业5年来单日接待正餐用餐人数最多的一天。粗略统计,9日当天国家会议中心厨房烘焙面包1万多个,制作包括茶歇在内的所需糕点5万多块。此外,国家会议中心的工作除了提供常规的会场服务外,还需要在4小时内在展厅(1.1万平方米)完成从宴会式午宴到自助式晚宴的翻台及摆台。
       这一艰巨的工作从11月9日14时开始,服务人员首先对近2,000人的自助午餐进行撤场,在一个小时的时间内,将180个直径两米的桌子、2,000多把椅子,以及刀叉筷勺共约33,000余件餐具全部清理出会场;而在接下来1个小时的时间里,工商领导人峰会欢迎晚宴需要的全部物资运进同一场地,包括100张鸡尾酒高桌、160张沙发、20组椭圆桌以及40个茶几,加上晚宴所需的约20.000件餐具等。经过两个小时的紧张运作,自助晚宴已具雏形。接着16时至17时,晚宴摆台;17时至18时,所有现场装饰工作完成,食品陆续摆放;18时开始,参会嘉宾陆续进场,晚宴持续到约21时结束。
       如此艰巨的工作之所以能在4小时内高效、顺利地完成,与前期的科学规划不可或分。据介绍,为了使此次翻台能够顺利完成,国家会议中心提前制定了严密的撤场和进场计划,细致到午餐桌椅撤出的顺序、晚宴家具的运进顺序、服务人员如何配合等,科学的规划保证了翻台现场忙而不乱、迅速高效。
       此外,具体到每一餐的制作,国家会议中心更是颇费心思。以11月8日的主权成员外长非正式早餐会为例,半个小时的现场服务中服务人员以最短时间内、最少打扰的流动自助方式为客人提供了饮品,同时在主食材小牛排的烹饪上,国家会议中心提前了解外长们的偏好,规避过敏源,采用七八种不同方式对食物进行加工、烹调,提前准备、定制服务保证了早餐会服务的圆满成功。
        在APEC会议周“七分之六”的工作中,国家会议中心始终保持着高度的责任感,提炼数千场活动接待经验的精华服务APEC,向世界展示了中国作为礼仪之邦的高质量服务,证明了作为世界级会展平台的雄厚实力。
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